Dem Verwaltungsaufwand gezielt begegnen – Ihr Back Office

Für viele Unternehmen ist das Back Office das eigentliche Herz des Unternehmens. Während die Patienten in der Front versorgt werden und direkt mit den Angestellten in Kontakt kommen können, sorgt ein gutes Backoffice für die richtige Organisation und dafür, dass der tägliche Ablauf der Arbeit schnell und einfach erledigt werden kann. Damit die Mitarbeiter unter den besten Bedingungen arbeiten ist aber auch hier eine gute Einrichtung nötig. Dabei geht es um ausreichend Stauraum, die richtige Positionierung der verschiedenen Komponenten und natürlich um die grundlegende Einrichtung. Ein professioneller Partner hilft bei diesen Schritten und sorgt für eine Optimierung des Back Office.

Das Back Office in einer Praxis – wofür wird es gebraucht?

In der Regel ist das Back Office der Teil einer Praxis, der von den Patienten und den anderen Kunden nicht gesehen werden kann. Hier haben die Mitarbeiter Ruhe für die Arbeit und können sich ohne den Kontakt zurückziehen, um verschiedenste Dinge zu erledigen. Dabei ist die Gestaltung eines Back Office ganz unterschiedlich und es gibt kein durchgehendes Konzept. In manch einer Praxis findet sich einfach nur ein kleiner Bereich, der nur mit wenig Möbeln ausgestattet ist. In anderen Praxen wird auf eine konstruktive und gut organisierte Umgebung gesetzt, damit alle wichtigen Arbeiten ohne weitere Mühe von hier aus erledigt werden können.

Aber warum braucht es eigentlich ein Back Office? Gerade in einer Praxis sind die Themen Privatsphäre und Diskretion von einer hohen Bedeutung. Unter dem Eindruck der vielen Patienten und der anderen Besucher, die jeden Tag in die Praxis kommen, ist das Back Office ein guter Kontrast, wenn man dem Verkehr eine Weile entkommen möchte oder muss. Hier haben nur die Mitarbeiter Zutritt und diese können sich ganz auf ihre eigentlichen Arbeiten konzentrieren. Die Einrichtung von einem solchen Arbeitsplatz kann zum Beispiel für die folgenden Aufgaben besonders interessant sein:

• Abrechnung: Die Abrechnung muss im besten Fall schon während des laufenden Betriebs erledigt werden. Ein gut eingerichtetes Back Office dient als Rückzugsort, bietet das richtige Equipment und die passende Atmosphäre.
• Telefonate: Gerade bei einem starken Betrieb ist es nicht gerade einfach, nötige und vor allem diskrete Telefonate zu führen. Das Back Office ist in einer Praxis der richtige Platz und bietet mit einem kleinen Umbau passende Diskretion.
• Akten: Bei der Bearbeitung der aktuellen Patientenakten braucht es einen guten Arbeitsplatz mit der nötigen Organisation. Dieser wird durch passende Möbel, Diskretion und eine gute Einrichtung geliefert.

An sich ist das Back Office in einer Praxis also das eigentliche Herz der Unternehmung. Hier haben die Mitarbeiter einen nötigen Ort für den Rückzug, die passenden Möbel für eine gute Arbeit und natürlich entsprechende Voraussetzungen, um die anfallenden Aufgaben zu erledigen. In vielen Praxen wird bisher auf einen guten Ort dieser Art verzichtet, was vor allem langfristig zu Problemen führen kann. Dabei lässt sich schon mit einem kleinen Umbau, mit der Anschaffung der richtigen Möbel und vor allem mit der richtigen Hilfe eines Experten in einfach jeder Praxis etwas erreichen.

Warum ist die Gestaltung im Back Office so wichtig?

Während man bei den eigentlichen Behandlungsräumen meist auf die neuste und beste Technik setzt, kommt es in manch einer Praxis vor, dass gerade im Back Office gespart wird. Dabei sollte man nicht vergessen, welche Bedeutung dieser Bereich für die tägliche Arbeit haben kann. Hier muss die entsprechende Atmosphäre für die Arbeit herrschen. Darüber hinaus braucht es passende Möbel, die richtigen Werkzeuge und überhaupt einen guten Arbeitsplatz. Der Umbau ist nicht so schwer, wie man im ersten Moment denken möchte. Eine Analyse der Situation und in einer engen Absprache mit dem Kunden lassen sich schon mit kleinsten Dingen große Wirkungen erzielen.

Bei der Einrichtung vom Back Office in einer Praxis sollte man dafür sorgen, dass nicht nur die eigentlichen Werkzeuge von einer hohen Qualität sind. Sofern ausreichend Platz vorhanden ist, sollte man auch auf etwas Dekoration setzen und dafür sorgen, dass die eigenen Mitarbeiter gerne in diesem Bereich der Praxis arbeiten. Das sorgt für eine Steigerung der Produktivität und kann dafür sorgen, dass neben dem stressigen Betrieb im vorderen Bereich der Praxis auch noch ein Faktor der Entspannung mit Arbeiten wie der Abrechnung verbunden ist. Darüber hinaus muss dafür gesorgt werden, dass ausreichend Stauraum verbunden ist. Gerade hier wird in manch einer Praxis der Fehler gemacht, auf den Faktor zu verzichten und an Möglichkeiten zu sparen, verschiedene Dinge zu verstauen und zu lagern.

Mehr Stauraum im Back Office – ist das einfach so möglich?

Das Thema Stauraum darf nicht vernachlässigt werden. In einem normalen Betrieb einer Praxis gibt es die verschiedensten Dinge, die abgelegt werden müssen. Das gilt besonders dann, wenn bisher noch keine vollständige Digitalisierung erfolgt ist. Akten müssen sicher und diskret verwahrt werden und viele Formulare und andere wichtige Dokumente müssen einfach zu finden sein. Die Suche darf nicht zu lange dauern – immerhin möchte man auch bei der Arbeit im Back Office für eine hohe Produktivität sorgen. Also braucht es Lösungen für den Stauraum, die über einfache Möbel mit Schränken oder Schubladen hinaus gehen.

Dem entgegen steht in der Regel das Thema Platz. In vielen Praxen ist die Einrichtung so gestaltet, dass für die eigentliche Arbeit möglichst viel Platz vorhanden ist. Ein wirkliches Back Office ist nur in den seltensten Fällen vorhanden und wenn dem so ist, ist in der Regel kein Archiv oder sonstiger Stauraum in ausreichender Zahl vorhanden. Dabei ist es mit modernen Lösungen recht einfach, dass man die Möbel so kombiniert, dass sie gleich mehrere Zwecke erfüllen und gleichzeitig sparend im Bereich Platz bleiben.

Verschiedene Konstruktionen im Bereich der Schränke und der Schaffung von Stauraum erlauben es, dass man bei einem Umbau selbst in einer kleinen Praxis ausreichend Raum schaffen kann. Diese Elemente sind multifunktional und bieten auf diese Weise gleich mehr als einen Zweck. Auch hier ist es also durchaus hilfreich, wenn man beim Thema Back Office auf einen Experten setzt, der ausreichende Erfahrung mit der Einrichtung und schon verschiedene Projekte dieser Art umgesetzt hat. Diese Hilfe sorgt dafür, dass man nach dem Umbau nicht nur ausreichend Platz für die Arbeit zur Verfügung hat, sondern auch dafür, dass Stauraum in notwendiger Zahl geschaffen wird.

Die positiven Effekt einer guten Einrichtung im Back Office

Wenn eine Praxis auf die Möglichkeiten einer guten Einrichtung setzen möchte, geht es dabei nicht alleine darum, dass man einen neuen Raum schafft. Ein gutes Back Office in einer Praxis bringt die verschiedensten Vorteile für die Mitarbeiter und die Ärzte mit sich, die in dieser Umgebung an jedem Tag in der Woche arbeiten. Hier sind einige Beispiele dafür, wie eine individuelle Lösung in diesem Bereich die besten Effekte für alle Beteiligten mitbringt:

• Motivation: Die Aufgaben, die im Back Office erledigt werden, gelten in der Regel nicht als besonders attraktiv. Mit einer guten Einrichtung und den nötigen Werkzeugen wird es deutlich einfacher sich für Arbeiten wie Abrechnungen zu motivieren.
• Rückzug: Der Rückzug in diese Räumlichkeiten sorgt dafür, dass nicht nur die nötige Ruhe vorhanden ist, sondern auch eine Form der Entspannung. Individuelle Lösungen, die zusammen mit den Mitarbeitern geschaffen werden, sorgen damit für weitere positive Effekte.
• Kosten: Gerade bei der Einrichtung im Back Office werden viele Fehler in Hinblick auf die Anschaffung gemacht. Wer nicht von der Stange kauft, sondern sich bei der Einrichtung helfen lässt, wird am Ende nicht nur die besten Lösungen bekommen, sondern auch noch eine Menge Geld sparen.

Es ist natürlich möglich, dass man sich einfach einige Schränke von einem Discounter im Bereich der Möbel kauft und damit sein Back Office einrichtet. Allerdings werden dabei Fehler gemacht und die Lösungen sind selten perfekt auf die entsprechende Praxis zugeschnitten. Stattdessen setzt man auf eine individuelle Lösung, die nicht nur auf die Örtlichkeit, sondern vor allem auf den Bedarf der Mitarbeiter zugeschnitten ist und damit die perfekte Optimierung bietet.

Eine Analyse und Einrichtung vom Experten

Auf dem Weg zum perfekten Back Office mit einem Partner steht immer zuerst eine Analyse der eigentlichen Situation. Warum ist das nötig? Jede Praxis funktioniert individuell. Die Prozesse mögen auf den ersten Blick in jeder Praxis gleich sein – gerade bei den Details geht es aber darum, dass man die Vorgänge erkennt und in Hinblick darauf die eigentlichen Arbeiten ausrichtet. Der Umbau der Praxis soll schließlich dafür sorgen, dass die Mitarbeiter am Ende das perfekte Umfeld für ihre eigenen Arbeiten erhalten und neben einem Ort für den Rückzug auch noch eine gute Atmosphäre für ihre eigentliche Arbeit haben. Das funktioniert vor allem dann, wenn vorher die Experten einen Blick auf die unterschiedlichen Abläufe geworfen haben und entsprechend dessen das Konzept für die Praxis entwerfen.

Die eigentlichen Arbeiten sind dann schnell erledigt. Es werden die optimalen Möbel ausgesucht, ein Konzept für die Arbeit und den Stauraum entworfen und im Anschluss der Umbau in die Wege geleitet. Im besten Fall dauert es nur einige Tage, bis die Praxis in einem neuen Licht erscheint und nun nicht nur im vorderen Bereich die richtigen Lösungen bietet, sondern auch im Back Office gute Optionen zur Verfügung stellt. Das alles kann mit der Hilfe eines Experten für die Einrichtung einer Praxis in sehr kurzer Zeit entstehen. Auf diese Weise schafft die Praxis für sich selbst neue Möglichkeiten und vor allem für die Mitarbeiter, die nun gerne das Back Office für die verschiedensten Arbeiten in ihrem Alltag nutzen.